Hvenær er rétti tíminn til að gera vinnustaðagreiningu?

Stjórnendur velta því oft fyrir sér hvenær sé besti tíminn til að gera vinnustaðagreiningu. Þetta hljómar eins og einföld spurning sem til ætti að vera við einfalt svar. En hvað þýðir besti tíminn?

Er besti tíminn þegar allt leikur í lyndi?

Besti tíminn til að forðast neikvæða atburðarás? Besti tíminn til að fá gott skor? Besti tíminn til að komast hjá óþægilegum sannleika? Dæmi eru um að stjórnendur vilja forðast að gera rannsóknir stuttu eftir endurskipulagningu, lélega afkomuspá, eða þegar fyrirtækið hefur innleitt óvelkomnar breytingar. Einn stjórnandi sagði að ef rannsókn yrði gerð á þeim tíma myndi hún ekki sýna rétta mynd. En hvað er „rétt mynd“ þegar fyrirtækinu hefur verið snúið á hvolf?

Hvernig er þetta hjá okkur heima fyrir?

Ef við lítum á þetta frá öðru sjónarhorni, hvenær sé besti tíminn til að spyrja maka eða barnið þitt hvað þeim liggi á hjarta? Er það þegar allt leikur í lyndi eða þegar við vitum að þeim liggur eitthvað á hjarta? Við spyrjum í báðum tilvikum af því að okkur þykir vænt um viðkomandi. Ef það er eitthvað alvarlegt eða erfitt sem þarf að ræða, reynum við þá að komast hjá samtalinu eða hunsum skoðanir þeirra af því að þær sýna ekki rétta mynd af því hvernig einstaklingnum líður?

Regluleg stöðutékk er besta leiðin

Besti tíminn til að gera vinnustaðagreiningu er þegar það þarf að ræða eitthvað mikilvægt. Það er þegar starfsfólkinu liggur eitthvað á hjarta. Til dæmis þegar mikið hefur gengið á, sér í lagi þegar Covid ástand hefur ríkt í 18 mánuði, eftir endurskipulagningu, lélega afkomu eða óvinsælar breytingar. Það að spyrja mikilvægra spurninga á erfiðum tímum gefur okkur tækifæri til að skilja vandamálið. Það sendir þau skilaboð að skoðanir starfsfólksins skipti stjórnendur máli, bæði þegar vel gengur sem og á erfiðum tímum. Að gera rannsókn á tímum breytinga sýnir að það skipti okkur máli hvað fólk hefur að segja, bæði jákvætt og neikvætt og að við viljum gera eitthvað í því.

Það þýðir samt ekki að fyrirtæki eigi alltaf að bíða þangað til illa gengur með að gera vinnustaðagreiningu. Það er mikill hagur af því að gera slíka greiningu reglulega. Fyrirtæki sem kanna stöðuna reglulega fá að heyra í starfsfólki sínu bæði þegar vel gengur og á erfiðum tímum. Ef könnun lendir á sama tíma og breytingar eða á erfiðum tímum, ekki fresta henni í von um að betri tímar séu framundan. Láttu slag standa og sendu þau skilaboð að dyrnar standi alltaf opnar.

Hvernig fer hefðbundin vinnustaðagreining fram?

Algengt er að gera ítarlega vinnustaðagreiningu árlega sem samanstendur af um 40 spurningum. Einnig er hægt að bæta við spurningum og fá dýpri þekkingu á starfsánægju með því að bæta til dæmis við spurningum um áhrif COVID-19 eða einelti á vinnustað og geta ráðgjafar Prósent útfært spurningalista eftir þörfum viðskiptavinarins. Reikna má með að heildarferlið geti tekið um 6 vikur frá fyrsta fundi og þar til hægt er að kynna niðurstöður fyrir stjórnendahóp og/eða starfsfólki undir handleiðslu ráðgjafateymis Prósent.

Niðurstöður vinnustaðagreiningar veita góða innsýn í starfsánægju og áhrifaþætti og auðvelt er að skoða samanburð deilda, bera sig saman við íslenska vinnumarkaðinn og fá skýra forgangsröðun verkefna.

Ef niðurstöður vinnustaðagreiningar sýna að ákveðnir þættir kröfðust aðgerða og innleiðing var sett í gang til að breyta þeim, getur verið gott að þeir þættir (nokkrar spurningar) séu mældir aftur 6 mánuðum síðar eða þegar vænta má að aðgerðir hafi skilað ákveðnum árangri.

Hvað fæ ég út úr vinnustaðagreiningu?

• Hvaða þættir hafa mest áhrif á starfsánægju, hollustu og tryggð
• Góða yfirsýn yfir viðhorf starfsfólks í fyrirtækinu sem heild og niður á ákveðna hópa eins og svið, deildir, kyn, aldur og starfsaldur.
• Skýra forgangsröðun aðgerða
• Stjórnendamat
• Samanburð við íslenska vinnumarkaðinn

Niðurstöðurnar eru sýndar í gagnvirku mælaborði með öflugri aðgangsstýringu.

Kostir okkar vinnustaðagreininga eru m.a.

• Að vinna mannauðsstjórans verður auðveldari og fljótlegri.
• Öruggur aðgangur að niðurstöðum með möguleika á aðgangsstýringu.
• Niðurstöður eru sýndar á einfaldan hátt t.d. með litakortum og tölfræðigreiningu á mannamáli.
• Að auðvelt er að gefa starfsfólki innsýn í stöðuna og gera þannig vinnustaðinn betri og upplýstari um stöðu mála.

Hér er dæmi um hitakort sem sýnir niðurstöður eftir deildum og samanburð við vísitöluna.

Aukin starfsánægja skilar sér í aukinni arðsemi

Rannsóknir sýna að arðsemi fyrirtækja tengist ánægju þeirra sem eiga við þau viðskipti og gegnir starfsfólkið lykilhlutverki í ánægju viðskiptavina þinna. 

• 15% starfsfólks mæla ekki með að vinir eða ættingjar þeirra sæki um starf á þeirra vinnustað.
• 39% starfsfólks gefur næsta yfirmanni sínum 10 í einkunn.

Hlutverk okkar er að hjálpa þér að ná auknum árangri með því að taka betri ákvarðanir byggðar á mælingum og viðhorfi starfsfólks þíns. Ef þú hefur áhuga á að fá frekari upplýsingar eða jafnvel bóka fjarfund til að kynna þér hvernig við vinnum vinnustaðagreiningar eða púlsmælingar þá máttu endilega hafa samband.